Checklist thủ tục trả nhà, hủy hợp đồng điện, nước, gas, mạng WiFi khi chuyển nhà hoặc về nước hẳn tại Nhật
📌 Tóm tắt nhanh: Lịch trình đếm ngược 30 ngày trước khi trả nhà / về nước để không bị phạt tiền
- • Trước 30 – 60 ngày: Phải báo hủy hợp đồng thuê nhà (退去連絡 / 解約通知) cho công ty quản lý nhà (管理会社). Nếu báo sát ngày đi, bạn vẫn bị bắt đóng thêm 1 – 2 tháng tiền nhà theo điều khoản báo trước!
- • Trước 14 – 20 ngày: Đăng ký thu gom rác cỡ lớn (粗大ごみ) hoặc đăng bán/cho tặng tủ lạnh, máy giặt trên JMTY / Mercari; đồng thời báo hủy mạng Internet/Wifi cố định.
- • Trước 7 – 10 ngày: Đặt lịch cắt Điện (電気), Nước (水道), Gas (ガス) — lưu ý nhân viên Gas thường bắt buộc phải đến tận phòng (立会い) để khóa van và thu tiền mặt tháng cuối!
1. Bảng checklist 8 thủ tục bắt buộc theo mốc thời gian khi trả phòng trọ (退去手続き)
Dù bạn chuyển sang thành phố khác để học lên đại học/đi làm (chuyển khẩu 転出・転入) hay kết thúc khóa học để về Việt Nam hẳn (完全帰国), chỉ cần quên 1 trong 8 đầu việc dưới đây là bạn sẽ bị trừ sạch tiền cọc nhà (敷金) hoặc tiếp tục bị trừ tiền tự động hàng tháng trong thẻ ngân hàng:
| Mốc thời gian | Đầu việc cần làm (Tiếng Nhật) | Chi tiết & Lưu ý tránh mất tiền oan |
|---|---|---|
| Trước 1 – 2 tháng | 1. Báo trả nhà (賃貸の解約通知) | Kiểm tra mục 解約予告期間 trong hợp đồng thuê nhà (thường là trước 1 tháng, một số nhà là 2 tháng). Gọi điện hoặc điền form online cho công ty quản lý nhà (管理会社) và hẹn ngày giờ kiểm tra bàn giao phòng (退去立会い). |
| Trước 1 tháng | 2. Báo hủy mạng Wifi cố định (光回線・Wi-Fiの解約) | Sau khi báo hủy, nhà mạng sẽ gửi túi trả thiết bị (返却キット) về nhà để bạn bỏ cục phát Wifi / bộ chuyển đổi quang (ONU) vào đó gửi lại qua Konbini. Nếu quên trả cục ONU sẽ bị phạt từ 10.000 – 20.000 yên! |
| Trước 2 – 3 tuần | 3. Thanh lý đồ đạc & Rác cỡ lớn (粗大ごみの申込) | Đặt lịch thu gom rác cỡ lớn (mất 1–2 tuần mới tới lượt thu). Tuyệt đối không vứt trộm chăn đệm, nồi cơm, tủ lạnh lại phòng vì công ty nhà sẽ phạt phí dọn dẹp 30.000 – 80.000 yên! |
| Trước 7 – 10 ngày | 4. Hẹn cắt Điện – Nước – Gas (電気・水道・ガスの停止) | Đăng ký ngày ngừng sử dụng trên website hoặc gọi số in trên tờ hóa đơn. Với Gas (ガス), nếu đồng hồ gas nằm trong hành lang khóa kín hoặc cần thanh toán tiền mặt đợt cuối, bạn phải hẹn giờ nhân viên tới gặp trực tiếp (閉栓立会い). |
| Trước 7 – 14 ngày | 5. Lên Tòa thị chính (市役所/区役所) báo chuyển đi (転出届) | Khai báo chuyển nhà hoặc về nước hẳn (国外転出届), trả lại thẻ Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険証), tất toán tiền bảo hiểm và Thuế thị dân còn lại. |
| Trước 7 ngày | 6. Chuyển tiếp thư Bưu điện (郵便局の転居届 - e転居) | Khi chuyển sang nhà mới trong nước Nhật, đăng ký miễn phí trên web e転居 (e-Tenkyo) của Bưu điện để mọi thư từ gửi về địa chỉ cũ được tự động chuyển tiếp sang địa chỉ mới trong suốt 1 năm. |
| Trước 1 – 2 ngày | 7. Hủy SIM điện thoại & Đóng tài khoản ngân hàng (Khi về nước hẳn) | Hủy các gói cước SIM trả sau (格安SIM/キャリア) để không bị trừ tiền thẻ hàng tháng. Ra Bưu điện đóng tài khoản Yuucho hợp pháp (nhớ giữ lại tờ giấy xác nhận thông tin tài khoản nếu cần khai lấy tiền Nenkin về tài khoản ngân hàng Việt Nam). |
| Ngày cuối cùng | 8. Kiểm tra bàn giao phòng & Trả chìa khóa (退去立会い・鍵返却) | Dọn sạch phòng trống trơn, tắt cầu dao điện tổng (ブレーカー), giao đủ toàn bộ chìa khóa gốc và chìa khóa đánh thêm cho người kiểm tra và ký biên bản bàn giao. |
2. Mẫu câu tiếng Nhật gọi điện báo hủy hợp đồng nhà, điện, nước, gas
| Tình huống gọi điện | Mẫu câu tiếng Nhật chuẩn | Ý nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 1. Gọi công ty quản lý nhà báo trả phòng | すみません、[Tên tòa nhà] の [Số phòng] 号室の [Tên bạn] と申しますが、来月の [Ngày] 日に退去したいので、解約の手続きをお願いします。 | Xin lỗi, tôi là [Tên] ở phòng [Số] tòa nhà [Tên]. Tôi muốn trả phòng vào ngày [...] tháng sau nên xin làm thủ tục hủy hợp đồng ạ. |
| 2. Gọi công ty Điện / Nước / Gas báo cắt dịch vụ | 引っ越し（帰国）のため、[Tháng]月[Ngày]日で電気（ガス・水道）の使用停止をお願いします。お客様番号は [Mã khách hàng] です。 | Do chuyển nhà (về nước), tôi xin ngừng sử dụng điện (gas/nước) vào ngày [...] tháng [...]. Mã số khách hàng của tôi là [...]. |
3. Bí quyết bảo vệ mình khi nghiệm thu trả phòng (原状回復) để không bị "chặt chém" tiền sửa nhà
Khi trả nhà tại Nhật, người thuê có nghĩa vụ khôi phục hiện trạng (原状回復 - Genjō kaifuku). Tuy nhiên, theo Hướng dẫn chính thức của Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (国土交通省のガイドライン):
- Những hao mòn tự nhiên theo thời gian (経年劣化・通常損耗) là trách nhiệm của CHỦ NHÀ: Ví dụ giấy dán tường bị ngả màu do nắng chiếu, vết lõm sàn do kê tủ lạnh/giường bình thường, thiết bị điều hòa/bình nước nóng cũ hỏng tự nhiên — bạn KHÔNG phải đền tiền!
- Những hư hỏng do lỗi cố ý hoặc bất cẩn của người thuê mới phải đền: Ví dụ hút thuốc lá trong phòng làm ố vàng tường và ám mùi, đục khoan tường, làm cháy sàn gỗ, để mưa hắt ướt mốc sàn cạnh cửa sổ, hoặc quên không dọn sạch dầu mỡ bám dày ở quạt hút mùi bếp.
- Mẹo thực tế: Trước buổi kiểm tra bàn giao 1 ngày, hãy mua chai xịt tẩy dầu mỡ (マジックリン) và tẩy nấm mốc nhà tắm (カビキラー) lau sạch bếp và phòng tắm. Phòng nhìn sạch bóng sẽ giúp nhân viên kiểm tra đánh giá tốt và không soi xét phạt thêm tiền!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Khi về Việt Nam hẳn tại sân bay thì xử lý Thẻ cư trú (在留カード) như thế nào? +
Khi làm thủ tục xuất cảnh tại quầy kiểm soát hộ chiếu ở sân bay Nhật Bản để về nước hẳn (không quay lại theo visa hiện tại nữa), bạn hãy nói với nhân viên xuất nhập cảnh là 『完全帰国です (Kanzen kikoku desu - Tôi về nước hẳn)』 và KHÔNG tích vào ô xin tái nhập cảnh (みなし再入国). Nhân viên sẽ bấm một lỗ tròn (パンチ穴) lên góc Thẻ cư trú để vô hiệu hóa thẻ và trả lại thẻ đã bấm lỗ cho bạn giữ để làm hồ sơ xin lấy tiền Nenkin lần 1 tại Việt Nam!
2. Nếu về nước trước khi có hóa đơn tiền điện, gas tháng cuối cùng thì thanh toán bằng cách nào? +
Có 3 cách hợp pháp: (1) Yêu cầu nhân viên công ty Gas/Điện tính toán số chữ đồng hồ ngay trong ngày bạn trả phòng để thu tiền mặt tại chỗ (現地精算); (2) Đăng ký thanh toán qua thẻ tín dụng quốc tế hoặc nhờ bạn bè ở lại Nhật cầm tờ hóa đơn cuối cùng ra Konbini đóng hộ; hoặc (3) Để lại đúng số tiền dư trong tài khoản ngân hàng đã đăng ký trích tự động.
3. Phí dọn vệ sinh phòng (ハウスクリーニング代) 25.000 – 40.000 yên khi trả nhà có bắt buộc phải đóng không? +
Hãy mở bản Hợp đồng thuê nhà (賃貸借契約書) của bạn ra và kiểm tra mục Điều khoản đặc biệt (特約事項 - Tokuyaku jikō). Nếu lúc ký hợp đồng có ghi rõ điều khoản người thuê chịu phí vệ sinh cố định khi退去 (thường từ 25.000 – 38.000 yên cho phòng 1K) và bạn đã ký tên đồng ý, thì khoản phí này là hợp pháp.