Thủ tục chuyển nhà ở Nhật Bản (引越し手続き): Cách xin giấy cắt chuyển (転出届) & nhập khẩu (転入届) đúng hạn 14 ngày

Khi bạn rời ký túc xá trường tiếng Nhật ra thuê nhà riêng, hoặc chuyển từ tỉnh này sang tỉnh khác để nhập học Senmon/Đại học hay nhận việc tại công ty mới, việc nắm rõ quy trình Cắt khẩu (転出届 - Tenshutsu todoke) và Nhập khẩu (転入届 - Tennyū todoke) tại Tòa thị chính (`市役所 / 区役所`) là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của mọi công dân nước ngoài tại Nhật Bản. Bài viết dưới đây cung cấp Checklist chi tiết từng bước để bạn không bao giờ bị phạt hành chính hay phải đi lại 2 lần.

1. Quy trình chuyển nhà khác quận / khác tỉnh (転出届 → 転入届)

Nếu nơi ở mới của bạn thuộc sự quản lý của một Tòa thị chính (`市役所/区役所`) khác với nơi ở cũ (ví dụ chuyển từ quận Shinjuku sang quận Toshima ở Tokyo, hoặc chuyển từ Osaka lên Tokyo), bạn bắt buộc phải thực hiện đủ 2 bước hành chính sau:

Bước 1: Xin giấy cắt chuyển địa chỉ (転出届 - Tenshutsu todoke) tại nơi ở cũ

• Thời điểm thực hiện: Trong vòng 14 ngày trước ngày dọn đi.
• Giấy tờ cần mang theo: (1) Thẻ cư trú (`在留カード`), (2) Thẻ cứng My Number (`マイナンバーカード`), (3) Thẻ Bảo hiểm Y tế Quốc dân (`国民健康保険証` — nếu bạn là Du học sinh đang tham gia bảo hiểm của thành phố cũ, bạn phải nộp trả lại thẻ này tại quầy bảo hiểm và tính toán lại tiền bảo hiểm đến ngày chuyển đi).
• Kết quả nhận được: Nhân viên Tòa thị chính cũ sẽ cấp cho bạn 1 tờ giấy có đóng dấu đỏ tên là 「転出証明書」 (Tenshutsu shōmeisho - Giấy chứng nhận cắt chuyển cư trú). Tuyệt đối không được làm mất tờ giấy này!
• 💡 Mẹo làm Online không cần lên Shiyakusho cũ: Nếu bạn có Thẻ cứng My Number và nhớ mật khẩu chữ ký số, bạn có thể đăng nhập ứng dụng MynaPortal (`マイナポータル`) trên điện thoại, chọn 「引越しワンストップサービス」 để làm thủ tục cắt khẩu `転出届` trực tuyến 100% ngay tại nhà!

Bước 2: Đăng ký nhập khẩu (転入届 - Tennyū todoke) tại nơi ở mới trong 14 ngày

• Thời điểm thực hiện: Bắt buộc trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn thực tế dọn vào ở tại nhà mới (không thể làm trước ngày dọn vào ở!). Nếu để quá hạn 14 ngày mà không có lý do chính đáng, bạn có thể bị Tòa án phạt tiền (`過料`) tới 50.000 Yên!
• Giấy tờ cần mang lên Tòa thị chính mới: (1) Tờ giấy cắt khẩu 転出証明書 bản gốc (trừ trường hợp đã làm qua MynaPortal), (2) Thẻ cư trú (`在留カード`) của tất cả thành viên cùng chuyển đến, (3) Thẻ cứng My Number (`マイナンバーカード` — nhớ mật khẩu 4 chữ số để nhân viên cập nhật địa chỉ mới vào chip thẻ), và (4) Hộ chiếu (`パスポート`).
• Kết quả: Nhân viên Tòa thị chính mới sẽ in địa chỉ mới lên mặt sau Thẻ cư trú (`在留カード`) và Thẻ My Number của bạn, đồng thời cấp mới Thẻ Bảo hiểm Y tế Quốc dân (`国民健康保険`) tại thành phố mới.

2. Quy trình chuyển nhà cùng quận / cùng thành phố (転居届 - Tenkyo todoke)

Nếu bạn chỉ chuyển từ căn hộ này sang căn hộ khác nằm trong cùng một quận (`区`) hoặc cùng một thành phố (`市`), bạn KHÔNG cần xin giấy cắt khẩu trước khi đi. Sau khi đã dọn sang nhà mới, trong vòng 14 ngày, bạn chỉ cần mang Thẻ cư trú (`在留カード`), Thẻ My Number và Thẻ bảo hiểm lên Tòa thị chính điền 1 tờ đơn duy nhất là 「転居届」 (Tenkyo todoke - Đơn báo đổi chỗ ở nội hạt) là hoàn tất ngay trong 20 phút!

3. Checklist 5 thủ tục tiện ích bắt buộc khi chuyển nhà tại Nhật (điện, ga, nước, bưu điện, ngân hàng)

4. Bảng từ vựng & mẫu câu tiếng Nhật khi đi làm thủ tục chuyển nhà