Thủ tục gia hạn visa du học Nhật Bản (在留期間更新許可申請) mới nhất 2026: Trọn bộ hồ sơ & cách giải trình
🛂 Bảng Tóm Tắt Nhanh: Thủ Tục Gia Hạn Visa Du Học Nhật Bản (2026)
| Tên thủ tục tiếng Nhật | 在留期間更新許可申請 (Zairyū kikan kōshin kyoka shinsei) — Tư cách: 留学 (Ryūgaku) |
|---|---|
| Thời điểm nộp hồ sơ | Được phép nộp từ trước ngày hết hạn 3 tháng (90 ngày) tại Cục Xuất nhập cảnh (`出入国在留管理局`). |
| Lệ phí tem mới nhất (2026) | • Nộp trực tiếp tại Nyukan: 6.000 Yên (mua tem `収入印紙` khi lấy thẻ mới). • Nộp Online: 5.500 Yên. |
| Thời gian xét duyệt | Từ 2 tuần đến 6 tuần (Mùa cao điểm tháng 2 – tháng 4 có thể mất 4–8 tuần). |
| Điều kiện cốt lõi để đỗ | 1. Tỷ lệ chuyên cần (`出席率`) ≥ 80% (tốt nhất ≥ 90%). 2. Làm thêm ≤ 28 tiếng/tuần, đóng đủ Bảo hiểm Y tế & Thuế thị dân. |
Đối với mọi Du học sinh Việt Nam đang theo học tại các trường tiếng Nhật (`日本語学校`), trường chuyên môn (`専門学校`), Cao đẳng và Đại học tại Nhật Bản, thủ tục Gia hạn tư cách lưu trú Du học — 在留期間更新許可申請 (Zairyū kikan kōshin kyoka shinsei) là kỳ sát hạch pháp lý quan trọng nhất hàng năm. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết danh mục hồ sơ cần chuẩn bị theo quy định mới nhất năm 2026, mức lệ phí 6.000 Yên mới áp dụng và cách viết bản giải trình (`理由書`) khi tỷ lệ đi học thấp hoặc bị kiểm tra giấy thuế làm thêm.
1. Trọn bộ hồ sơ gia hạn visa du học Nhật Bản (2026)
Hồ sơ xin gia hạn Visa Du học được chia thành 2 phần chính: Phần do cá nhân du học sinh chuẩn bị và Phần do nhà trường nơi bạn đang theo học cấp (kèm phong bì niêm phong):
| Phân loại | Tên giấy tờ (Tiếng Việt & Tiếng Nhật) | Yêu cầu & Lưu ý quan trọng |
|---|---|---|
| A. Giấy tờ Du học sinh tự chuẩn bị | 1. Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (在留期間更新許可申請書 - Mẫu「留学」) |
Gồm 3 trang đầu dành cho người xin (`申請人等作成用 1〜3`). Điền đầy đủ thông tin cá nhân, trường học, nơi làm thêm và ký tên. |
| 2. Ảnh thẻ 4cm × 3cm (1 tấm) (証明写真 4cm×3cm) |
Chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, phông nền trơn, ghi họ tên bằng bút bi ở mặt sau ảnh rồi dán vào Trang 1 của đơn. (Tuyệt đối không dùng lại ảnh cũ đã in trên thẻ Zairyu hiện tại!). | |
| 3. Hộ chiếu & Thẻ cư trú bản gốc (パスポート ＆ 在留カード原本) |
Xuất trình bản gốc tại quầy Nyukan. Nếu nộp qua nhà trường (`取次申請`), trường sẽ thu thẻ hoặc bản copy và trả phiếu hẹn. | |
| 4. Đơn xin tiếp tục làm thêm 28h/tuần (資格外活動許可申請書) |
Rất dễ quên! Giấy phép làm thêm 28h cũ sẽ hết hạn cùng lúc với thẻ Zairyu cũ. Hãy nộp kèm tờ đơn 1 trang này (hoàn toàn miễn phí) để khi lấy thẻ Zairyu mới được đóng sẵn dấu làm thêm ngay! | |
| 5. Hồ sơ chứng minh chi trả sinh hoạt phí (経費支弁に関する書類 - Khi được yêu cầu) |
Bao gồm: Bản photo toàn bộ các trang Sổ ngân hàng (`通帳のコピー`), Giấy chứng nhận thuế thị dân (`住民税の課税・非課税証明書` & `納税証明書`), Giấy chứng nhận học bổng hoặc giấy chuyển tiền từ gia đình (`送金証明書`). | |
| B. Giấy tờ Nhà trường cấp | 6. Trang đơn dành cho Nhà trường đóng dấu (所属機関等作成用 1・2) |
Phòng Đào tạo / Hỗ trợ sinh viên quốc tế của trường sẽ điền và đóng dấu pháp nhân của trường. |
| 7. Giấy chứng nhận đang theo học (在学証明書 - Zaigaku shōmeisho) |
Xin tại máy phát hành tự động của trường hoặc phòng giáo vụ (phí 200–300 Yên, cấp trong 3 tháng gần nhất). | |
| 8. Bảng điểm & Giấy chứng nhận chuyên cần (成績証明書 ＆ 出席証明書) |
Ghi rõ kết quả học tập và Tỷ lệ đi học chuyên cần (`出席率`) của tất cả các kỳ học vừa qua (Nếu chuyển trường từ trường tiếng lên Senmon/Đại học, phải nộp thêm cả Giấy tốt nghiệp & Chuyên cần của trường tiếng cũ!). |
2. Hai nguyên nhân khiến du học sinh bị trượt gia hạn visa & cách viết giải trình (理由書)
Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản đánh giá hồ sơ gia hạn Visa Du học dựa trên 2 tiêu chí cốt lõi: "Bạn có thực sự dành thời gian chính để học tập không?" (`専ら学業に専念しているか`) và "Bạn có tuân thủ pháp luật Nhật Bản (quy định làm thêm 28h, đóng thuế, bảo hiểm) không?" (`素行が善良であるか`):
Trường hợp 1: Tỷ lệ chuyên cần (出席率) dưới 80%
• Nếu tỷ lệ đi học của bạn từ 80% trở xuống, Nyukan mặc định coi bạn chểnh mảng học tập (nghi ngờ nghỉ học để đi làm thêm).
• Cách giải trình (`理由書 - Riyūsho`): Bạn bắt buộc phải viết một bức thư giải trình bằng tiếng Nhật nêu rõ nguyên nhân khách quan khiến bạn nghỉ học (ví dụ: bị ốm phải nhập viện, phẫu thuật, tai nạn giao thông, hoặc khủng hoảng tâm lý), đính kèm Bản gốc Giấy chẩn đoán của bác sĩ (`診断書 - Shindansho`) hoặc hóa đơn viện phí (`領収書`), đồng thời cam kết lộ trình cải thiện tỷ lệ chuyên cần lên trên 90% ở học kỳ tới.
Trường hợp 2: Bị nghi ngờ làm thêm quá 28 tiếng/tuần (オーバーワーク) trên Giấy thuế 課税証明書 hoặc Sổ ngân hàng
• Khi trên tờ 課税証明書 (Giấy chứng nhận thuế thị dân) hiển thị tổng thu nhập năm trước của bạn vượt quá 135 – 150 Man/năm, hoặc trong sổ ngân hàng có nhiều khoản tiền lương chuyển vào từ 2–3 công ty khác nhau, Nyukan sẽ gửi giấy yêu cầu bổ sung hồ sơ (`資料提出通知書`) đòi nộp bảng lương 12 tháng (`給与明細書`).
• Cách phòng tránh & xử lý: Tuyệt đối không nhận lương tay để làm quá giờ (vì quán vẫn báo cáo thuế qua My Number lên Shiyakusho!). Nếu tổng thu nhập cao hợp pháp là do bạn được trả lương giờ cao (1.300 – 1.500 Yên/giờ ca đêm) hoặc bạn làm 40h/tuần trong kỳ nghỉ hè/đông, hãy lập Bảng thống kê số giờ làm từng tuần kèm bảng lương 12 tháng và giấy xác nhận lịch nghỉ dài của trường để chứng minh bạn không hề vượt 28h/tuần!
3. Quy trình 4 bước đi nộp và nhận thẻ cư trú mới tại Nyukan
- Bước 1: Xin bộ giấy tờ của nhà trường (Mục 6, 7, 8 ở bảng trên) trước khi hết hạn Visa khoảng 2 – 3 tháng.
- Bước 2: Mang toàn bộ hồ sơ đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương (`出入国在留管理局`) hoặc nộp qua hệ thống Online. Khi nộp trực tiếp, nhân viên sẽ đưa cho bạn 1 tấm bưu thiếp (`ハガキ`) để bạn ghi tên và địa chỉ nhà mình vào mặt trước, đồng thời đóng dấu đen 「在留期間更新許可申請中」 vào mặt sau thẻ Zairyu của bạn.
- Bước 3: Sau 2 – 5 tuần, tấm bưu thiếp (`ハガキ`) sẽ được gửi về hòm thư nhà bạn.
- Bước 4: Bạn mang theo: (1) Tấm bưu thiếp `ハガキ`, (2) Hộ chiếu gốc, (3) Thẻ cư trú cũ, (4) Phiếu hẹn (`申請受付票`) và mua Tem doanh thu 6.000 Yên (`収入印紙 6,000円`) tại cửa hàng tiện lợi FamilyMart/quầy bán tem ngay trong tòa nhà Nyukan để nhận Thẻ cư trú mới!
💡 VIỆC PHẢI LÀM NGAY SAU KHI NHẬN THẺ ZAIRYU MỚI:
Sau khi cầm thẻ `在留カード` mới về, bạn hãy mang ngay Thẻ Zairyu mới + Thẻ cứng My Number (`マイナンバーカード`) ra Tòa thị chính (`市役所/区役所`) để gia hạn thời hạn thẻ My Number theo hạn Visa mới, đồng thời cập nhật hạn thẻ Zairyu mới trên ứng dụng ngân hàng (Yucho, UFJ...) để không bị khóa tài khoản ngân hàng! Xem chi tiết tại: Quy định gia hạn thẻ My Number theo thẻ Zairyu.
🔗 Xem thêm các bài viết cẩm nang Pháp luật & Visa tại Nhật:
- Thủ tục chuyển Visa Du học sang Tokutei Ginou (特定技能) hoặc Kỹ sư (技人国)
- Thẻ My Number & Thẻ Ngoại kiều (在留カード) ở Nhật: Quy định mới 2026
- Thuế Thu nhập & Thuế Thị dân ở Nhật cho Du học sinh: Mốc 103 Man & 130 Man
- Thủ tục xin miễn đóng Nenkin cho Du học sinh Nhật Bản (学生納付特例制度)
- Cẩm nang những điều cần biết khi sống tại Nhật Bản (2026)
Câu hỏi thường gặp khi gia hạn visa du học Nhật Bản (FAQ)
1. Được phép nộp hồ sơ gia hạn Visa Du học Nhật Bản (在留期間更新許可申請) trước khi hết hạn bao lâu? +
Theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Nyukan), Du học sinh có thể nộp hồ sơ xin gia hạn tư cách lưu trú từ trước ngày hết hạn ghi trên Thẻ cư trú tối đa 3 tháng (90 ngày). Sau khi Nyukan đóng dấu 申請中 (Đang xét duyệt) vào mặt sau thẻ Zairyu, bạn được phép lưu trú hợp pháp thêm tối đa 2 tháng để chờ kết quả.
2. Lệ phí tem gia hạn Visa tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản năm 2026 là bao nhiêu tiền? +
Từ năm 2025–2026, lệ phí mua tem doanh thu (収入印紙) khi nộp trực tiếp tại quầy của Cục Xuất nhập cảnh (Nyukan) là 6.000 Yên. Nếu bạn hoặc nhà trường nộp hồ sơ trực tuyến qua hệ thống Online của Nyukan, lệ phí được ưu đãi là 5.500 Yên.
3. Tỷ lệ đi học chuyên cần (出席率) bao nhiêu phần trăm thì có nguy cơ bị trượt gia hạn Visa Du học? +
Tỷ lệ chuyên cần (出席率) từ 90% trở lên là mức an toàn tuyệt đối. Nếu tỷ lệ đi học tụt xuống dưới 80%, Cục Xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu bạn phải nộp "Giấy giải trình lý do" (理由書) kèm giấy chẩn đoán bệnh của bệnh viện (診断書), nếu không rất dễ bị đánh trượt Visa!
4. Khi nào Nyukan yêu cầu Du học sinh nộp bản photo Sổ ngân hàng (通帳コピー) và Giấy thuế (課税証明書)? +
Khi xét gia hạn Visa Du học (đặc biệt với học sinh học lên Senmon/Đại học hoặc trường không thuộc nhóm Trường ưu tú 適正校), Nyukan sẽ yêu cầu nộp Giấy chứng nhận thuế thị dân (住民税の課税証明書) và photo toàn bộ các trang Sổ ngân hàng (通帳のコピー) để kiểm tra nguồn tiền chi trả học phí, sinh hoạt phí và kiểm tra xem bạn có làm thêm quá 28 tiếng/tuần hay không.