Tiếng Nhật giao tiếp tại Shiyakusho (市役所), bưu điện (郵便局) & ngân hàng (銀行)
🏛️ 4 Giấy tờ luôn phải mang theo khi đi làm thủ tục hành chính ở Nhật
- 1. Thẻ cư trú (在留カード - Zairyu Card): Giấy tờ tùy thân bắt buộc xuất trình tại mọi quầy giao dịch Shiyakusho, Ngân hàng và Bưu điện.
- 2. Thẻ My Number (マイナンバーカード): Nếu đã có thẻ cứng kèm mật khẩu 4 số, bạn có thể tự in giấy 住民票 và giấy thuế 課税証明書 ngay tại máy photocopy ở Combini với phí rẻ hơn 100 Yên mà không cần xếp hàng ở Shiyakusho!
- 3. Con dấu cá nhân (印鑑 / ハンコ) & Hộ chiếu (パスポート): Cần khi mở tài khoản ngân hàng hoặc làm thủ tục miễn giảm lương hưu Nenkin.
- 4. Thẻ sinh viên (学生証) hoặc Thẻ bảo hiểm (健康保険証): Bắt buộc đối với du học sinh khi xin miễn đóng Nenkin (学生納付特例).
I. Tiếng Nhật giao tiếp tại tòa thị chính (市役所 / 区役所)
Khi đi gia hạn Visa, chuyển nhà hoặc xin giảm tiền Bảo hiểm y tế – Nenkin, bạn sẽ phải lên Tòa thị chính (市役所 / 区役所). Dưới đây là bảng tên các loại giấy tờ và mẫu câu giao tiếp tại từng quầy (窓口):
1. Bảng từ vựng các loại giấy tờ hành chính quan trọng nhất
| Tên giấy tờ / Thủ tục (Kanji & Hiragana) | Ý nghĩa tiếng Việt | Dùng khi nào? |
|---|---|---|
| 住民票の写し | Giấy xác nhận cư trú (Juminhyou) | Gia hạn Visa, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM điện thoại, ký hợp đồng thuê nhà, đổi bằng lái xe. |
| 課税証明書 / 非課税証明書 | Giấy chứng nhận tổng thu nhập tính thuế / Miễn thuế thị dân | Bắt buộc khi nộp hồ sơ gia hạn hoặc chuyển đổi tư cách lưu trú (Visa) tại Cục Xuất nhập cảnh (入管). |
| 納税証明書 | Giấy chứng nhận đã đóng thuế đầy đủ | Chứng minh bạn đã hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế cư trú (住民税), không nợ thuế khi xin gia hạn Visa/Vĩnh trú. |
| 転出届 ➔ 転出証明書 | Đơn báo chuyển đi ➔ Giấy chứng nhận chuyển đi | Làm tại Shiyakusho quận/thành phố cũ trước khi chuyển nhà sang quận/thành phố khác. |
| 転入届 / 転居届 | Đơn báo chuyển đến (khác quận) / Chuyển nhà trong cùng quận | Làm trong vòng 14 ngày kể từ ngày dọn vào nhà mới để in địa chỉ mới lên mặt sau thẻ Zairyu. |
| 国民健康保険（国保） | Bảo hiểm y tế quốc dân | Dành cho du học sinh hoặc người đang nghỉ việc chờ chuyển việc. Nhớ xin Khai báo thu nhập (所得申告) để được giảm tới 70% tiền bảo hiểm! |
| 国民年金の免除・学生納付特例 | Xin miễn/hoãn đóng Lương hưu Quốc dân (Nenkin) | Du học sinh từ 20 tuổi trở lên mang Thẻ sinh viên lên quầy 年金課 để làm đơn hoãn đóng Nenkin hợp pháp. |
2. Mẫu câu hội thoại thực tế tại Shiyakusho
| Mục đích | Câu tiếng Nhật (Kèm Furigana) | Ý nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Xin giấy Juminhyou (1 bản, có ghi quốc tịch/tư cách lưu trú) | ビザの更新に使うので、国籍と在留資格が入っている住民票を1通お願いします。 | Vì tôi dùng để gia hạn Visa nên cho tôi xin 1 bản Juminhyou có in mục Quốc tịch và Tư cách lưu trú ạ. (Lưu ý: Nhớ dặn KHÔNG in số My Number マイナンバーなし vì Cục XNC không nhận bản có in số My Number). |
| Xin giấy chứng nhận thuế (Kazei & Nouzei) | 最新年度の課税証明書と納税証明書を1通ずつお願いします。 | Cho tôi xin 1 bản Giấy chứng nhận tính thuế (Kazei) và 1 bản Giấy chứng nhận nộp thuế (Nouzei) của năm mới nhất ạ. |
| Làm thủ tục chuyển nhà đến quận mới | 引っ越しをしてきたので、転入届の手続きをお願いします。 | Tôi vừa mới chuyển nhà đến đây nên muốn làm thủ tục đăng ký chuyển đến (Tennyuu-todoke) ạ. |
| Xin giảm tiền Bảo hiểm y tế & miễn Nenkin cho Du học sinh | 留学生で収入が少ないので、国民健康保険の減額と、国民年金の学生納付特例を申請したいです。 | Vì tôi là du học sinh có thu nhập thấp nên tôi muốn đăng ký xin giảm tiền Bảo hiểm y tế quốc dân và xin miễn đóng Nenkin diện sinh viên ạ. |
II. Tiếng Nhật giao tiếp tại bưu điện (郵便局 - Yuubinkyoku)
Khi gửi hồ sơ xin việc (Rirekisho), gửi giấy tờ cho Cục Xuất nhập cảnh hoặc gửi thùng đồ cho bạn bè tại Nhật, bạn cần phân biệt rõ các hình thức gửi tại Bưu điện:
1. レターパックプラス (Đỏ - 600 yên)
Phong bì cứng khổ A4, không giới hạn độ dày miễn là dán kín được miệng phong bì (tối đa 4kg). Có mã theo dõi (追跡番号) và nhân viên bưu điện trao tận tay người nhận ký tên. Rất thích hợp gửi thẻ Zairyu, Hộ chiếu, hợp đồng.
2. レターパックライト (Xanh - 430 yên)
Phong bì cứng khổ A4, độ dày tối đa 3cm (tối đa 4kg). Có mã theo dõi hành trình online nhưng bỏ trực tiếp vào hòm thư (ポスト投函) của người nhận. Phù hợp gửi Rirekisho, giấy tờ thông thường.
3. ゆうパック (Yu-pack - Gửi thùng hàng)
Dùng để gửi thùng carton quần áo, đồ ăn, vali hành lý (tính phí theo tổng kích thước 3 chiều 60〜170cm). Có thể chọn Trả tiền trước (元払い) hoặc Người nhận trả tiền (着払い).
| Tình huống tại Bưu điện | Câu tiếng Nhật (Kèm Furigana) | Ý nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Mua phong bì Letter Pack Đỏ / Xanh | レターパックプラス（赤）を1枚ください。 | Cho tôi mua 1 phong bì Letter Pack Plus (màu đỏ) ạ. (Màu xanh: レターパックライト). |
| Gửi thư bảo đảm (Kakitome) & Chuyển phát nhanh (Sokutatsu) | これを簡易書留と速達で送りたいです。 | Tôi muốn gửi phong bì này theo diện Thư bảo đảm (Kan'i Kakitome) kèm Chuyển phát nhanh (Sokutatsu) ạ. |
| Chọn khung giờ giao hàng (Jikan-shitei) | 配達希望時間帯は「19時〜21時」でお願いします。 | Khung giờ giao hàng mong muốn xin chọn giúp tôi vào khoảng "19h đến 21h tối" ạ. (Buổi sáng: 午前中). |
| Báo bên trong có đồ dễ vỡ | 中に壊れやすいもの（ワレモノ）が入っています。 | Bên trong thùng có chứa đồ dễ vỡ ạ (Nhân viên sẽ dán tem ワレモノ注意). |
III. Tiếng Nhật giao tiếp tại ngân hàng (ゆうちょ銀行 - Yucho & ngân hàng lớn)
Dưới đây là các mẫu câu xử lý sự cố và thủ tục phổ biến nhất tại Ngân hàng Bưu điện (ゆうちょ銀行), MUFG, SMBC, Mizuho:
| Thủ tục tại Ngân hàng | Câu tiếng Nhật (Kèm Furigana) | Ý nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 1. Mở tài khoản ngân hàng mới (口座開設) | 普通預金口座を開設したいのですが。 | Tôi muốn mở tài khoản tiết kiệm/thanh toán thông thường (Futsuu Yokin Kouza) ạ. |
| 2. Cập nhật thẻ Zairyu mới sau khi gia hạn Visa | 在留カードを更新したので、登録情報の変更手続きをお願いします。 | Vì tôi vừa gia hạn Thẻ ngoại kiều (Zairyu Card) mới nên xin làm thủ tục cập nhật thông tin đăng ký giúp tôi ạ. |
| 3. Đổi địa chỉ nhà / số điện thoại | 住所と電話番号の変更手続きをお願いします。 | Cho tôi làm thủ tục thay đổi địa chỉ nơi ở và số điện thoại đăng ký ngân hàng ạ. |
| 4. Sổ ngân hàng (通帳) bị hỏng từ, không in được ở cây ATM | 通帳がATMで使えなくなったのですが、磁気の修復か繰越をお願いできますか。 | Sổ ngân hàng của tôi không dùng được ở cây ATM nữa, nhờ anh/chị khử từ (khôi phục từ tính) hoặc đổi sang cuốn sổ mới giúp tôi được không ạ? |
| 5. Bị khóa thẻ ATM do bấm sai mật khẩu 3 lần | 暗証番号を間違えて、キャッシュカードにロックがかかってしまいました。 | Tôi bấm nhầm mật khẩu nên thẻ ATM (Cash card) bị khóa mất rồi ạ. |
🔗 Bài viết liên quan dành cho người Việt tại Nhật:
Câu hỏi thường gặp
Chuyển nhà sang quận/thành phố khác ở Nhật cần làm thủ tục gì tại Shiyakusho? +
Bạn cần làm 2 bước: (1) Trước khi chuyển đi 14 ngày, lên Shiyakusho nơi ở cũ nộp đơn Báo chuyển đi (転出届 - Tenshutsu-todoke) để nhận Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書). (2) Trong vòng 14 ngày kể từ khi dọn đến nhà mới, mang Giấy chứng nhận đó cùng Thẻ ngoại kiều (在留カード) và Thẻ My Number lên Shiyakusho nơi ở mới để nộp đơn Báo chuyển đến (転入届 - Tennyuu-todoke).
Gửi giấy tờ quan trọng (thẻ Zairyu, hồ sơ xin Visa) qua Bưu điện Nhật nên chọn hình thức nào? +
Bạn nên dùng phong bì レターパックプラス (Letter Pack Plus - màu đỏ, giá 600 Yên) hoặc gửi Thư bảo đảm (簡易書留 - Kan'i Kakitome). Cả hai hình thức này đều có mã vận đơn (追跡番号) để tra cứu hành trình online và nhân viên bưu điện bắt buộc phải trao tận tay người nhận ký tên.
Sau khi gia hạn Visa và có thẻ Zairyu mới, không cập nhật với ngân hàng Yucho có bị khóa tài khoản không? +
CÓ. Nếu quá ngày hết hạn trên thẻ Zairyu cũ mà bạn chưa cập nhật thông tin thẻ Zairyu mới (在留カード情報更新), ngân hàng Yucho và các ngân hàng Nhật sẽ tạm khóa chiều rút/chuyển tiền để phòng chống rửa tiền. Bạn có thể cập nhật ngay trên ứng dụng Yucho Ninsho hoặc mang thẻ Zairyu mới + sổ ngân hàng ra quầy giao dịch.