Mẫu email xin nghỉ việc, bàn giao công việc (引き継ぎ) & chào tạm biệt tiếng Nhật (退職挨拶)
📌 Quy trình 4 bước xin nghỉ việc êm đẹp tại công ty Nhật Bản (円満退職)
- Bước 1 (Trước 1.5〜2 tháng): Gửi email cho Sếp trực tiếp (直属の上司) để xin lịch họp riêng 15–30 phút thông báo ý định nghỉ việc (không đùng một cái gửi đơn nghỉ việc cho toàn phòng).
- Bước 2 (Trước 1 tháng): Chốt ngày làm việc cuối cùng (最終出社日), số ngày nghỉ phép năm có lương còn lại (有給消化) và nộp Đơn thông báo nghỉ việc (退職届).
- Bước 3 (Trước 2〜3 tuần): Lập tài liệu bàn giao (引き継ぎ資料), gửi email bàn giao cho đồng nghiệp và gửi email giới thiệu người kế nhiệm (後任者) cho khách hàng bên ngoài.
- Bước 4 (Chiều ngày đi làm cuối cùng): Gửi Email chào tạm biệt nội bộ (社内向け退職挨拶メール) và nhận 3 giấy tờ bắt buộc: 源泉徴収票, 退職証明書, 離職票.
1. Mẫu 1: Email gửi sếp trực tiếp xin hẹn gặp mặt báo nghỉ việc (退職相談のアポイントメール)
Theo văn hóa doanh nghiệp Nhật, trước khi nộp đơn 退職届, bạn nên gửi email xin sếp trực tiếp 15–30 phút nói chuyện riêng (hoặc họp 1-on-1 Online) với tiêu đề 「今後のキャリアについてご相談」:
件名：今後のキャリアに関するご相談のお願い（[Họ tên của bạn]） 〇〇部長（または 〇〇課長 / 〇〇さん） お疲れ様です。[Họ tên của bạn]です。 大変恐れ入りますが、私自身の今後のキャリア（一身上の都合）につきまして、〇〇部長に直接ご相談したいことがございます。 お忙しいところ誠に恐縮ですが、今週中に15分〜30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。 ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。
2. Mẫu 2: Tin nhắn LINE / email xin nghỉ việc làm thêm Baito gửi tenchou (バイトを辞める時の連絡)
Dành cho du học sinh muốn xin nghỉ Baito tại Combini, quán ăn hoặc công xưởng (nên báo trước ít nhất 3〜4 tuần để Tenchou kịp xếp lịch ca làm mới):
[Tên Tenchou]店長 お疲れ様です。アルバイトの[Tên của bạn]です。 本日は今後の勤務についてご相談があり、ご連絡いたしました。 実は、学校の試験準備や就職活動に専念するため（hoặc: 引っ越しのため）、大変心苦しいのですが、〇月〇日（〇）をもってアルバイトを退職させていただきたいと考えております。 これまで店長や皆様には優しくご指導いただき、本当に感謝しております。 次回の出勤時に、改めて直接お話しさせていただけますでしょうか。 急なご相談となり大変申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
3. Mẫu 3: Email bàn giao công việc cho đồng nghiệp nội bộ (業務引き継ぎメール)
Sử dụng khi gửi tài liệu bàn giao (引き継ぎ資料), danh sách tài khoản, tiến độ dự án cho người tiếp nhận công việc của bạn:
件名：【業務引き継ぎ】〇〇案件の引き継ぎ資料送付の件（[Tên của bạn]） 〇〇さん （CC：〇〇部長） お疲れ様です。[Tên của bạn]です。 私の退職に伴い、〇〇案件の業務を引き継いでいただき、誠にありがとうございます。 担当業務の引き継ぎ資料を作成いたしましたので、下記の通り共有いたします。 -------------------------------------------------- ■引き継ぎ資料の保存先： [Đường dẫn thư mục Google Drive / SharePoint hoặc file đính kèm] ■主な引き継ぎ内容： 1. 現在の進行状況と今後のスケジュール 2. 取引先（クライアント）の担当者連絡先一覧 3. 定期業務の手順マニュアルおよび注意点 -------------------------------------------------- 私の最終出社日は〇月〇日（〇）となります。 不明な点や追加で必要な情報がございましたら、いつでもお声がけください。 お忙しいところご負担をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
4. Mẫu 4: Email chào tạm biệt đồng nghiệp nội bộ ngày làm việc cuối cùng (社内向けの退職挨拶メール)
Gửi vào buổi chiều ngày làm việc cuối cùng (最終出社日) tới toàn bộ phòng ban hoặc những đồng nghiệp đã hỗ trợ bạn trong suốt thời gian làm việc:
件名：退職のご挨拶（[Họ tên của bạn]） 関係各位（または 〇〇部の皆様） お疲れ様です。[Tên bộ phận]の[Họ tên của bạn]です。 私事ではございますが、本日〇月〇日をもちまして、株式会社〇〇を退職することとなりました。 入社以来、皆様には温かいご指導とご支援をいただき、心より感謝申し上げます。 未熟な私でしたが、皆様のおかげで多くの貴重な経験を積み、大きく成長することができました。 なお、私が担当しておりました業務につきましては、〇〇さんに引き継いでおります。 本来であれば直接お一人おひとりにご挨拶すべきところではございますが、メールにて失礼いたします。 皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。本当にありがとうございました。 -------------------------------------------------- ■退職後の個人連絡先（何かございましたらこちらまでご連絡ください） メール：[Email cá nhân của bạn] 電話番号：[Số điện thoại cá nhân] --------------------------------------------------
5. Mẫu 5: Email thông báo nghỉ việc & giới thiệu người kế nhiệm cho khách hàng (社外・取引先向けの退職挨拶メール)
Gửi cho khách hàng/đối tác trước ngày nghỉ từ 2 đến 3 tuần. Lưu ý: Trong email gửi khách hàng bên ngoài, không dùng cụm 「一身上の都合」 mà chỉ viết ngắn gọn 「この度、〇月〇日をもちまして退職することとなりました」:
件名：退職のご挨拶および後任のご紹介（株式会社〇〇 [Họ tên của bạn]） 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の[Họ tên của bạn]でございます。 私事ではございますが、この度〇月〇日をもちまして、弊社を退職することとなりました。 在職中は〇〇様にひとかたならぬご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。 なお、〇月〇日以降の後任につきましては、弊社の〇〇（[Tên người kế nhiệm]）が担当させていただきます。 万全の引き継ぎを行っておりますので、今後も変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 ■後任者連絡先 氏名：[Tên người kế nhiệm] メール：[Email người kế nhiệm] 電話番号：[SĐT người kế nhiệm] 末筆ではございますが、貴社の益々のご発展と〇〇様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
Câu hỏi thường gặp
Theo luật lao động và văn hóa công sở Nhật Bản, cần báo xin nghỉ việc trước bao lâu? +
Theo Bộ luật Dân sự Nhật Bản (民法第627条), người lao động hợp đồng không thời hạn chỉ cần báo trước tối thiểu 2 tuần (14 ngày). Tuy nhiên, để giữ mối quan hệ tốt đẹp và kịp bàn giao công việc (引き継ぎ) theo nội quy công ty (就業規則), bạn nên báo cho sếp trực tiếp trước từ 1 đến 2 tháng đối với nhân viên chính thức, hoặc trước 1 tháng đối với công việc làm thêm Baito.
Khi nghỉ việc ở công ty Nhật, bạn bắt buộc phải nhận lại những giấy tờ gì để đi làm công ty mới hoặc gia hạn Visa? +
Bạn cần nhận đủ 3 giấy tờ cực kỳ quan trọng từ phòng Nhân sự: (1) 源泉徴収票 (Gensen Choushuuhyou - Phiếu khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn), (2) 退職証明書 (Taishoku Shoumeisho - Giấy chứng nhận đã nghỉ việc, bắt buộc khi chuyển việc/gia hạn Visa ở Cục XNC) và (3) 離職票 (Rishokuhyou - Phiếu thôi việc dùng để lĩnh bảo hiểm thất nghiệp hoặc chuyển bảo hiểm).
Khi nào nên gửi email chào tạm biệt đồng nghiệp nội bộ (退職挨拶メール)? +
Thời điểm chuẩn nhất để gửi email chào tạm biệt toàn bộ đồng nghiệp nội bộ (社内向け) là vào buổi chiều của ngày làm việc cuối cùng (最終出社日の午後, khoảng 15:00〜16:00 trước khi tan ca). Còn đối với khách hàng bên ngoài (社外・取引先), bạn phải gửi trước ngày nghỉ từ 2 đến 3 tuần để giới thiệu người kế nhiệm (後任者).