Mẫu email ứng tuyển (nộp CV) & xác nhận lịch phỏng vấn tiếng Nhật (応募・面接日程調整)
💼 4 Quy tắc vàng khi gửi email ứng tuyển & hẹn phỏng vấn tại Nhật
- 1. Phản hồi trong vòng 24 giờ (Giờ hành chính 9:00〜18:00): Ngay khi nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng (採用担当者), hãy trả lời càng sớm càng tốt. Tránh gửi email ứng tuyển vào lúc nửa đêm (sau 22h).
- 2. Luôn dùng 「貴社 (Quý công ty)」 trong văn viết: Trong email, tuyệt đối dùng 貴社 thay vì 御社 (vốn chỉ dùng khi nói chuyện trực tiếp trong phòng phỏng vấn).
- 3. Xuất file CV sang PDF & Đặt tên chuẩn: Luôn chuyển file 履歴書 và 職務経歴書 sang .PDF với tên file rõ ràng:
20261109_履歴書_グエン・ヴァン・アン.pdf. - 4. Ghi rõ Thứ trong tuần bên cạnh Ngày tháng: Khi đề xuất hoặc xác nhận lịch phỏng vấn, luôn ghi kèm thứ trong ngoặc đơn, ví dụ:
11月16日（月）14:00〜15:00để tránh nhầm lẫn.
1. Mẫu 1: Email nộp hồ sơ ứng tuyển đính kèm Rirekisho & CV (応募書類送付メール)
Sử dụng khi bạn gửi email trực tiếp cho bộ phận Nhân sự (人事部 / 採用担当) để ứng tuyển vị trí nhân viên chính thức (Seishain/Kỹ sư), chuyển việc (転職) hoặc ứng tuyển làm thêm Baito.
件名：【〇〇職応募】応募書類送付の件（[Họ tên của bạn]） 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 （Nếu biết tên người phụ trách thì ghi: 人事部 〇〇様） 突然のご連絡にて失礼いたします。 [Họ tên của bạn]と申します。 貴社の求人情報にて「[Tên vị trí ứng tuyển, VD: ITエンジニア職 / 通訳・翻訳職]」の募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたくご連絡いたしました。 応募書類（履歴書および職務経歴書）をPDFファイルにて添付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ恐れ入りますが、書類選考の上、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 -------------------------------------------------- [Họ tên của bạn]（フリガナ：[Tên viết bằng Katakana]） 〒[Mã bưu điện] [Địa chỉ nhà của bạn] 電話番号：[Số điện thoại] メール：[Địa chỉ Email] --------------------------------------------------
💡 Dịch nghĩa & Lưu ý quan trọng:
Tiêu đề: [Ứng tuyển vị trí 〇〇] V/v gửi hồ sơ ứng tuyển ([Họ tên bạn])
Nội dung: Kính gửi Quý phụ trách tuyển dụng phòng Nhân sự Công ty 〇〇. Xin thứ lỗi vì đã liên hệ đột ngột. Tôi tên là [Tên]. Tôi đã xem thông tin tuyển dụng vị trí [Tên vị trí] của Quý công ty và rất mong muốn được ứng tuyển nên xin phép liên hệ. Tôi xin đính kèm hồ sơ ứng tuyển (Sơ yếu lý lịch Rirekisho và Bản kinh nghiệm làm việc Shokumu Keirekisho) dưới định dạng PDF, kính mong Quý vị kiểm tra. Rất mong nhận được cơ hội phỏng vấn sau vòng xét duyệt hồ sơ.
2. Mẫu 2: Email xác nhận đồng ý lịch hẹn phỏng vấn (面接日程の承諾メール)
Khi công ty gửi email thông báo bạn đã đỗ vòng hồ sơ và đưa ra ngày giờ phỏng vấn cụ thể, hãy dùng mẫu dưới đây để xác nhận đồng ý:
件名：Re: 面接日程のご連絡（[Họ tên của bạn]） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。[Họ tên của bạn]です。 この度は、面接の機会をいただき誠にありがとうございます。 ご提示いただきました下記の日程にて、ぜひお伺いしたく存じます。 （Nếu phỏng vấn Online qua Zoom/Teams thì sửa câu trên thành: ご提示いただきました下記の日程にて、オンライン面接をお願いいたします。） -------------------------------------------------- ■日時：2026年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇 ■場所：貴社オフィス（または オンライン／Zoom） -------------------------------------------------- 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 -------------------------------------------------- [Họ tên của bạn] 電話番号：[Số điện thoại] メール：[Địa chỉ Email] --------------------------------------------------
3. Mẫu 3: Email gửi 3 phương án ngày giờ phỏng vấn hoặc xin đổi lịch (面接日程の候補提示・変更お願い)
Khi nhà tuyển dụng hỏi 「ご都合の良い日時をいくつかお知らせください」 (Hãy cho chúng tôi biết vài khung giờ bạn rảnh) hoặc khi lịch họ đưa ra bị trùng giờ học/giờ làm, hãy đưa ra ít nhất 3 khung giờ (第1〜第3希望) để họ dễ chọn:
件名：Re: 面接日程のご連絡（[Họ tên của bạn]） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。[Họ tên của bạn]です。 面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐れ入りますが、ご提示いただいた日程はあいにく先約があり、調整が難しい状況でございます。 せっかくのご連絡にもかかわらず、誠に申し訳ございません。 つきましては、下記の候補日時をご検討いただくことは可能でしょうか。 -------------------------------------------------- 【面接希望日時】 ・第1希望：〇月〇日（月）14:00〜18:00の間 ・第2希望：〇月〇日（水）10:00〜15:00の間 ・第3希望：〇月〇日（金）終日可能 -------------------------------------------------- ご多忙の折、お手数をおかけして大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
4. Mẫu 4: Email cảm ơn sau buổi phỏng vấn (面接のお礼メール) — Ghi điểm tuyệt đối
Gửi một bức email cảm ơn ngắn gọn ngay trong chiều tối ngày phỏng vấn (hoặc sáng hôm sau) giúp bạn tạo ấn tượng cực kỳ chuyên nghiệp và tăng tỷ lệ đỗ Naitei:
件名：本日の面接のお礼（[Họ tên của bạn]） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 本日面接の機会をいただきました[Họ tên của bạn]です。 本日はご多忙中にもかかわらず、貴重なお時間を割いて面接をしていただき、誠にありがとうございました。 〇〇様から具体的な業務内容や貴社の今後の展望について詳しくお話を伺い、貴社で働きたいという意欲が一層強くなりました。 まずは略儀ながら、メールにて面接のお礼を申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。
5. Mẫu 5: Email xin rút hồ sơ / hủy lịch phỏng vấn lịch sự (面接辞退・選考辞退メール)
Nếu bạn đã nhận được việc ở công ty khác và muốn hủy buổi phỏng vấn sắp tới, tuyệt đối không được "bùng" phỏng vấn không báo trước (無断キャンセル). Hãy gửi mẫu dưới đây càng sớm càng tốt:
件名：面接辞退のご連絡（[Họ tên của bạn]） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日（〇）〇〇時より面接のお時間をいただいております[Họ tên của bạn]です。 大変心苦しいのですが、一身上の都合により、今回の面接および選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 お忙しい中、面接の日程をご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
6. Bảng phân tích từ vựng kính ngữ (Keigo) trong email tuyển dụng
| Cụm từ Keigo | Cách đọc & Loại kính ngữ | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|---|
| 拝見（はいけん）し | Khiêm nhường ngữ của 見る | Tôi đã xem/đọc (tin tuyển dụng của Quý công ty) |
| ご査収（さしゅう）のほど | Tôn kính ngữ thương mại | Kính mong Quý vị mở ra kiểm tra và xác nhận (tài liệu đính kèm) |
| お伺（うかが）いしたく存じます | Khiêm nhường ngữ của 行く + 思う | Tôi xin phép sẽ đến văn phòng Quý công ty (để phỏng vấn) |
| 先約（せんやく）があり | Danh từ lịch sự | Có lịch hẹn trước mất rồi (cách nói khéo khi bị trùng lịch) |
Câu hỏi thường gặp
Khi đính kèm file Rirekisho (履歴書) và Shokumu Keirekisho (職務経歴書) qua email cần lưu ý quy tắc gì ở Nhật? +
Bạn bắt buộc phải xuất file sang định dạng PDF (không gửi file Word/Excel thô để tránh lỗi font chữ), đặt tên file rõ ràng theo cú pháp 『20261109_履歴書_グエン・ヴァン・アン.pdf』. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu đặt mật khẩu cho file đính kèm (パスワード付きファイル), hãy gửi email đính kèm file trước, rồi gửi tiếp 1 email thứ hai thông báo mật khẩu mở file.
Khi trả lời email hẹn lịch phỏng vấn của nhà tuyển dụng Nhật, có nên xóa chữ 『Re:』 ở tiêu đề không? +
KHÔNG nên xóa chữ 『Re:』. Trong văn hóa email doanh nghiệp Nhật Bản, việc giữ nguyên 『Re: [Tiêu đề gốc của nhà tuyển dụng]』 và có thể thêm tên bạn ở cuối ngoặc đơn giúp bộ phận nhân sự (採用担当) nhận ra ngay đây là thư phản hồi cho chuỗi hội thoại đang trao đổi, tránh bị thất lạc vào hòm thư rác.
Trong email gửi công ty đang ứng tuyển, nên dùng 『貴社 (Kisha)』 hay 『御社 (Onsha)』? +
Trong văn viết (Email ứng tuyển, Sơ yếu lý lịch Rirekisho, thư cảm ơn), bạn bắt buộc phải dùng 『貴社 (きしゃ - Quý công ty)』. Còn 『御社 (おんしゃ)』 chỉ dùng trong văn nói khi bạn đang trả lời phỏng vấn trực tiếp.