Mẫu email xin nghỉ phép năm bằng tiếng Nhật chuẩn lịch sự
Bí quyết xin nghỉ phép năm Yuukyuu thành công
Nghỉ phép có lương là quyền lợi hợp pháp tại Nhật Bản. Nắm vững văn hóa xin nghỉ phép khéo léo sẽ giúp bạn giải tỏa áp lực và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với sếp.
Chào các bạn! Nghỉ phép năm có lương hay thường gọi là 有給休暇 (ゆうきゅうきゅうか - Yuukyuu Kyuka) là một chế độ bắt buộc của tất cả các công ty Nhật dành cho nhân viên khi làm việc liên tục từ 6 tháng trở lên. Mặc dù là quyền lợi hợp pháp, nhưng văn hóa Nhật Bản đề cao tinh thần tập thể, nên việc xin nghỉ phép tự do không báo trước hoặc bỏ dở công việc sẽ để lại ấn tượng rất xấu.
Để giúp các bạn vừa được nghỉ ngơi thoải mái, vừa giữ nguyên sự chuyên nghiệp của một nhân sự xuất sắc, bài viết dưới đây mình đã soạn sẵn các mẫu email xin nghỉ phép, kèm cách sử dụng từ vựng chuẩn Keigo.
1. Quy tắc ứng xử "vàng" khi xin nghỉ phép năm (Yuukyuu) tại Nhật
Theo quy chuẩn của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW), mặc dù việc nghỉ phép được bảo vệ bởi luật lao động (bạn có thể tham khảo chi tiết tại Chuyên mục hướng dẫn phép năm của MHLW), bạn vẫn cần tuân thủ các quy tắc bất thành văn sau:
- Thời gian báo trước: Hãy báo trước ít nhất 1 - 2 tuần với ngày nghỉ ngắn (1-2 ngày) và trước ít nhất 1 tháng nếu bạn muốn xin nghỉ đợt dài (về nước, du lịch dài ngày).
- Lý do nghỉ phép: Bạn hoàn toàn KHÔNG cần viết chi tiết đi đâu, làm gì. Chỉ cần dùng cụm từ lịch sự và trung tính là 私用のため (Shikou no tame - Vì việc cá nhân).
- Bàn giao công việc rõ ràng: Ghi rõ ai sẽ là người hỗ trợ phần việc của bạn trong thời gian bạn nghỉ để sếp yên tâm. Để hiểu cách dùng kính ngữ chuẩn xác nhất khi xin phép sếp, hãy xem lại phần tổng hợp kiến thức kính ngữ tại chuyên mục Ngữ pháp cấp độ N3 nhé.
2. Mẫu email xin nghỉ phép năm thông thường (có kế hoạch trước)
Sử dụng khi bạn đã có kế hoạch đi du lịch, về nước và xin nghỉ phép trước một khoảng thời gian đủ dài.
件名：有給休暇取得のお願い（[Tên của bạn]） [Tên sếp] 様 お疲れ様です。[Tên của bạn]です。 私用のため、誠に勝手ながら下記の通り有給休暇をいただきたく、お願い申し上げます。 【希望日程】〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）の計〇日間 なお、休暇中の私の業務につきましては、〇〇さんに引き継ぎを行っております。 また、緊急時の連絡につきましては、私の携帯電話（[Số điện thoại của bạn]）までご連絡いただけますuと幸いです。 ご不便をおかけして大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
💡 Dịch nghĩa tự nhiên thoát ý:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép năm ([Tên của bạn])
Kính gửi Sếp... Em là [Tên]. Vì việc cá nhân, em xin phép được nghỉ phép năm có lương vào khoảng thời gian cụ thể như dưới đây. Mong sếp xem xét và phê duyệt giúp em ạ. Thời gian: Từ ngày... đến ngày... tổng cộng... ngày. Về phần công việc trong thời gian nghỉ, em đã bàn giao chi tiết cho đồng nghiệp... đảm nhận. Nếu có việc khẩn cấp phát sinh, sếp có thể liên hệ trực tiếp qua số di động của em. Thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này, em xin chân thành cảm ơn.
3. Mẫu email xin nghỉ phép năm đột xuất (lý do gia đình/khẩn cấp)
Sử dụng khi gia đình có sự kiện đột xuất cần giải quyết gấp ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau.
件名：【緊急連絡】本日（または明日）の有給休暇取得のお願い（[Tên]） [Tên sếp] 様 お疲れ様です。[Tên]です。 今朝, 実家の家族に緊急の用事が発生し, 急遽対応しなければならなくなりました。 大変急なご連絡で申し訳ございませんが、本日（〇月〇日）は有給休暇を取得させていただきたく存じます。 本日の業務に関しては、〇〇さんに進捗状況を共有し、必要なフォローをお願いしております。 また、何かございましたら携帯電話（[Số điện thoại]）までいつでもご連絡ください。 直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。
4. Kính ngữ xin nghỉ phép nâng cao bạn cần nhớ
| Cụm từ sử dụng | Giải nghĩa kính ngữ | Bản dịch thực tế |
|---|---|---|
| 休暇をいただきたく存じます | いただきます + 存じます (Khiêm nhường ngữ) | Tôi muốn xin được phép nghỉ ngơi ạ |
| 誠に勝手ながら | Cụm từ đệm giảm nhẹ mức độ đường đột | Mặc dù vô cùng tự tiện theo ý mình nhưng... |
| ご不便をおかけして大変恐縮ですが | Khiêm nhường ngữ biểu đạt sự áy náy | Rất áy náy vì đã gây ra sự bất tiện cho sếp... |
Mong rằng các bài viết cẩm nang công sở thực chiến này của mình sẽ giúp ích nhiều cho các bạn trong quá trình làm việc tại Nhật Bản. Hãy bookmark lại bài viết phòng khi cần xin nghỉ nhé! Chúc các bạn có những kỳ nghỉ lễ vui vẻ và trọn vẹn.