Cách hẹn giao lại đồ tại Nhật (再配達 - Saihaitatsu): Hướng dẫn đọc giấy báo vắng nhà bưu điện, Yamato, Sagawa
📌 Tóm tắt nhanh: Phải làm gì khi thấy tờ giấy báo vắng nhà (ご不在連絡票) trong hòm thư?
- • Không cần gọi điện nói tiếng Nhật! Trên mọi tờ giấy báo giao hàng vắng mặt (
不在票 - Fuzaihyō) của Bưu điện (日本郵便), Yamato (ヤマト運輸 - Mèo đen) và Sagawa (佐川急便) đều có in sẵn mã QR (QRコード). Bạn chỉ cần mở camera điện thoại quét mã QR để chọn ngày và khung giờ giao lại trong 1 phút. - • Thời hạn lưu kho tối đa là 7 ngày (保管期限): Nếu quá 7 ngày bạn không đăng ký giao lại, kiện hàng (hoặc thẻ ngân hàng, thẻ My Number, đồ Amazon/Mercari) sẽ bị hoàn trả ngược về cho người gửi!
- • Mẹo không bao giờ bị lỡ hàng: Chọn nhận hàng tại tủ khóa tự động PUDO / コンビニ受取 (7-Eleven, FamilyMart, Lawson) hoặc bật tính năng 置き配 (Okihai - Đặt hàng trước cửa phòng).
1. Giải mã từng mục trên tờ giấy báo vắng nhà (ご不在連絡票 - Fuzaihyō)
Du học sinh tại Nhật thường xuyên đi học và đi làm thêm từ sáng tới tối, nên khi shipper mang bưu phẩm, thẻ ngân hàng hoặc hàng mua trên Amazon / Mercari tới mà bấm chuông không có ai mở cửa, họ sẽ để lại trong hòm thư của bạn một tờ phiếu nhỏ gọi là ご不在連絡票 (Gofuzai renrakuhyō) hoặc 不在票 (Fuzaihyō).
Hãy nhìn vào 5 thông tin quan trọng nhất trên tờ phiếu này:
| Mục tiếng Nhật trên phiếu | Cách đọc | Ý nghĩa & Việc cần làm |
|---|---|---|
| 1. お問い合わせ番号 / 追跡番号 | Otoiawase bangō | Mã vận đơn (11 – 12 chữ số): Dùng để nhập lên web khi đặt lịch hẹn giao lại (nếu quét mã QR thì mã này được điền tự động). |
| 2. 保管期限 (Hokan kigen) | ほかんきげん | Ngày hết hạn lưu kho (Thường là 7 ngày): Bạn bắt buộc phải hẹn giao lại trước ngày này. |
| 3. 差出人 / ご依頼主 | Sashidashinin / Goirainushi | Tên người gửi / Nơi gửi (Ví dụ: Amazon, ゆうちょ銀行, 出入国在留管理局). |
| 4. 郵便物の種類 / 品名 | Yūbinbutsu no shurui | Loại bưu phẩm: ゆうパック / 宅急便 (Thùng hàng), 書留 (Kakitome) (Thư bảo đảm cần ký nhận), 本人限定受取 (Thư/Thẻ bắt buộc chính chủ xuất trình thẻ cư trú Zairyu Card mới được nhận). |
| 5. 代金引換 (Daikin hikikae) | だいきんひきかえ | Số tiền thu hộ COD / Phí ship trả sau (着払い): Nếu ô này có ghi số tiền (ví dụ 2,500円), bạn phải chuẩn bị sẵn tiền mặt đúng số đó để đưa cho shipper. |
2. Hướng dẫn 3 bước đặt lịch giao lại (再配達 - Saihaitatsu) bằng mã QR trên điện thoại
Cả 3 hãng vận chuyển lớn nhất nước Nhật là Bưu điện Nhật Bản (日本郵便 - Japan Post), Yamato Transport (ヤマト運輸 - Kuroneko Mèo đen) và Sagawa Express (佐川急便) đều có quy trình đăng ký online hoàn toàn miễn phí:
- Bước 1: Quét mã QR trên tờ giấy báo (QRコードを読み取る): Mở ứng dụng Camera trên iPhone/Android và quét mã QR in trên tờ
不在票. Đường link sẽ mở thẳng tới trang đăng ký giao lại với mã vận đơn đã được điền sẵn (nếu của Sagawa cần nhập thêm mãお知らせ番号hoặc số điện thoại). - Bước 2: Chọn nơi nhận hàng (受取場所の選択):
- Chọn ご自宅 (Gojitaku): Giao lại tới tận cửa phòng trọ của bạn.
- Chọn 郵便局窓口 / 営業所受取: Tự mang tờ phiếu và thẻ cư trú ra Bưu điện hoặc kho Yamato gần nhà để lấy.
- Chọn コンビニ・はこぽす・PUDO受取: Nhờ chuyển kiện hàng ra cửa hàng tiện lợi 7-Eleven/FamilyMart hoặc tủ khóa thông minh PUDO ở ga tàu để bạn rảnh lúc nào ghé lấy lúc đó!
- Bước 3: Chọn ngày giao (配達希望日) và khung giờ giao (希望時間帯): Hãy chọn khung giờ mà bạn chắc chắn có mặt ở nhà:
午前中 (Gozenchū): Buổi sáng (8:00 – 12:00)14:00 ～ 16:00: Đầu giờ chiều16:00 ～ 18:00: Cuối giờ chiều18:00 ～ 20:00: Buổi tối19:00 ～ 21:00: Đêm muộn (Khung giờ vàng cho du học sinh đi làm thêm về muộn!)
3. Mẫu câu tiếng Nhật khi shipper gọi điện hoặc bấm chuông giao hàng
| Tình huống thực tế | Câu tiếng Nhật (Kèm cách đọc) | Ý nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 1. Nhờ shipper đặt hàng trước cửa phòng (Khi đang tắm hoặc bận) | すみません、玄関の前に置いておいてください。 (Sumimasen, genkan no mae ni oite oite kudasai.) |
Xin lỗi, anh/chị cứ đặt kiện hàng ở ngay trước cửa phòng giúp tôi nhé ạ. |
| 2. Nhờ bỏ vào hộp nhận bưu phẩm của tòa nhà (宅配ボックス) | 宅配ボックスに入れておいていただけますか？ (Takuhai bokkusu ni irete oite itadakemasu ka?) |
Anh/chị có thể bỏ vào tủ nhận hàng tự động dưới sảnh giúp tôi được không ạ? |
| 3. Hỏi shipper khi gọi điện hẹn lại giờ giao | 今日の夜19時から21時の間に再配達をお願いできますか？ (Kyō no yoru jūkyū-ji kara nijūichi-ji no aida ni saihaitatsu wo onegai dekimasu ka?) |
Tối nay trong khoảng 19h đến 21h anh/chị giao lại giúp tôi có được không ạ? |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Hẹn giao lại đồ (再配達 - Saihaitatsu) tại Nhật có mất thêm phí vận chuyển không? +
Hoàn toàn miễn phí (無料 - Muryō)! Dù bạn hẹn giao lại lần 1 hay lần 2 qua Bưu điện Nhật Bản, Yamato hay Sagawa thì đều không mất thêm bất kỳ khoản phí nào. Tuy nhiên, hãy có mặt đúng khung giờ đã hẹn để tôn trọng công sức của nhân viên giao hàng.
2. Thư bảo đảm Bản thân giới hạn nhận (本人限定受取郵便) có nhờ bạn cùng phòng nhận thay được không? +
Không được! Các thư có đóng dấu 『本人限定受取 (Honnin gentei uketori)』 hoặc 『転送不要』 (thường là thẻ tín dụng, giấy báo My Number, thẻ ngân hàng) bắt buộc chính chủ có tên trên phong bì phải trực tiếp xuất trình Thẻ cư trú (在留カード) để nhân viên bưu điện đối chiếu họ tên và ngày sinh.
3. Làm sao để cài đặt tự động nhận thông báo giao hàng Yamato qua ứng dụng LINE? +
Bạn chỉ cần kết bạn với tài khoản LINE chính thức 『ヤマト運輸 (Yamato Transport)』 và đăng ký thành viên Kuroneko Members (クロネコメンバーズ) bằng số điện thoại của mình. Mỗi khi có gói hàng sắp giao tới, Yamato sẽ nhắn tin LINE trước 1 ngày để bạn chủ động đổi giờ giao ngay trên LINE mà không cần đợi giấy báo vắng nhà!