ĐĂNG KÝ MY NUMBER CARD TẠI NHẬT BẢN – HƯỚNG DẪN A-Z CHO NGƯỜI VIỆT
Khi mới đặt chân đến Nhật Bản, một trong những thủ tục hành chính quan trọng nhất bạn cần biết là My Number – hệ thống mã số định danh cá nhân của Nhật Bản. Khác với nhiều quốc gia, My Number ở Nhật không chỉ dùng cho mục đích thuế mà còn kết nối với bảo hiểm y tế, phúc lợi xã hội và ngày càng nhiều dịch vụ hành chính điện tử.
Dù bạn đang là du học sinh, kỹ sư, kỹ năng đặc định hay lao động kỹ thuật, việc hiểu rõ My Number là gì và cách đăng ký My Number Card (thẻ vật lý) sẽ giúp bạn tránh nhiều phiền phức không đáng có trong cuộc sống tại Nhật. Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình từ A đến Z, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2026.
1. My Number Là Gì? (マイナンバー)
My Number (マイナンバー), còn gọi là Số định danh cá nhân (個人番号 – Kojin Bango), là dãy số gồm 12 chữ số được cấp cho mỗi cá nhân cư trú tại Nhật Bản – bao gồm cả người nước ngoài có thẻ lưu trú hợp lệ.
Hệ thống My Number được chính phủ Nhật Bản triển khai từ tháng 10/2015 theo Luật Số định danh cá nhân. Mục tiêu ban đầu là hợp nhất dữ liệu về thuế, bảo hiểm xã hội và phòng chống thiên tai. Đến năm 2026, phạm vi sử dụng đã mở rộng sang hầu hết các dịch vụ công và đang tiến tới tích hợp hoàn toàn với hệ thống bảo hiểm y tế.
Ai được cấp My Number? Tất cả người có địa chỉ đăng ký tại Nhật Bản, bao gồm:
- Công dân Nhật Bản
- Người nước ngoài lưu trú từ 3 tháng trở lên (có thẻ lưu trú – Zairyu Card)
- Trẻ em sinh ra tại Nhật (kể cả con của người nước ngoài)
Nguồn chính thức: Cổng thông tin My Number – kojinbango.go.jp và Bộ Nội vụ Nhật – soumu.go.jp.
2. Notification Card vs My Number Card – Sự Khác Biệt
Nhiều người Việt mới sang Nhật nhầm lẫn giữa hai loại giấy tờ này. Hãy hiểu rõ sự khác biệt:
| Đặc điểm | Notification Card (通知カード) | My Number Card (個人番号カード) |
|---|---|---|
| Hình thức | Tờ giấy mỏng (màu xanh nhạt) | Thẻ nhựa có IC chip |
| Ảnh chân dung | ❌ Không có | ✅ Có ảnh |
| Dùng làm chứng minh thư | ❌ Không được | ✅ Được (thay hộ chiếu tại nhiều nơi) |
| Cách nhận | Tự động gửi qua bưu điện | Phải đăng ký riêng |
| Đăng nhập hành chính điện tử | ❌ Không hỗ trợ | ✅ Hỗ trợ (Myna Portal) |
| Lệ phí | Miễn phí | Miễn phí (lần đầu) |
| Tình trạng hiện tại | Đã ngừng phát hành mới từ 5/2020 | Đang được khuyến khích dùng toàn quốc |
Lưu ý: Notification Card đã ngừng phát hành mới từ tháng 5/2020. Những người đến Nhật sau thời điểm này sẽ không nhận được Notification Card nữa mà thay vào đó chỉ nhận thông báo My Number qua bưu điện kèm hướng dẫn đăng ký My Number Card.
3. Tại Sao Cần Có My Number Card?
Dù My Number Card không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng trên thực tế, không có thẻ này bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong cuộc sống tại Nhật:
🏦 Mở tài khoản ngân hàng
Kể từ năm 2024, hầu hết các ngân hàng Nhật Bản (Japan Post Bank, Yucho, MUFG, SMBC, Rakuten Bank...) yêu cầu cung cấp số My Number hoặc My Number Card khi mở tài khoản. Đây là yêu cầu của Luật Phòng chống rửa tiền. Không có My Number, bạn sẽ không thể mở tài khoản nhận lương.
💰 Khai báo thuế và hoàn thuế
Mọi hồ sơ khai thuế thu nhập (確定申告 – Kakutei Shinkoku) đều cần số My Number. Nếu bạn muốn hoàn thuế cuối năm (ví dụ: khai trừ y tế, từ thiện furusato nozei), bạn bắt buộc phải có My Number.
🏥 Bảo hiểm y tế và xã hội
Từ tháng 12/2024, My Number Card đã chính thức thay thế thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証 – Kenko Hoken Sho) tại các cơ sở y tế có đầu đọc thẻ. Bạn có thể dùng My Number Card để khám bệnh mà không cần mang theo thẻ bảo hiểm riêng.
💊 Nhận thuốc theo đơn
Tại các nhà thuốc kết nối với hệ thống điện tử, My Number Card cho phép bác sĩ và dược sĩ tra cứu lịch sử dùng thuốc của bạn, giúp tránh kê đơn trùng lặp hoặc gây phản ứng thuốc.
🖥️ Hành chính điện tử – Myna Portal
Với My Number Card, bạn có thể đăng nhập Myna Portal (マイナポータル) để kiểm tra thông tin bảo hiểm xã hội, nộp đơn thay đổi địa chỉ, xem lịch sử khai thuế và nhiều dịch vụ công khác từ điện thoại thông minh – không cần đến trực tiếp văn phòng.
4. Cách Đăng Ký My Number Card – 3 Phương Thức
Bạn có thể đăng ký My Number Card theo 3 phương thức. Sau khi đăng ký cư trú tại Nhật và nhận được Thẻ lưu trú (Zairyu Card), bạn sẽ nhận thông báo số My Number qua bưu điện. Từ đó, tiến hành đăng ký thẻ theo một trong các cách sau:
📱 Cách 1: Đăng ký Online qua Smartphone (Nhanh nhất)
- Truy cập mynumbercard.kojinbango.go.jp hoặc quét mã QR in trên tờ thông báo My Number
- Tạo tài khoản bằng địa chỉ email
- Nhập mã đăng ký (申請書ID – 23 ký tự) in trên tờ thông báo
- Chụp ảnh chân dung bằng camera điện thoại (nền trắng, không đội mũ, không đeo kính màu)
- Điền thông tin và gửi đơn
Đây là phương thức nhanh và tiện lợi nhất. Toàn bộ quá trình mất khoảng 10-15 phút nếu bạn đã chuẩn bị ảnh sẵn.
📬 Cách 2: Đăng ký qua Bưu điện
- Lấy tờ đăng ký (申請書) đính kèm trong thư thông báo My Number (hoặc xin tại Kuyakusho)
- Điền đầy đủ thông tin vào tờ đăng ký
- Dán ảnh chân dung (4cm x 3cm, chụp trong vòng 6 tháng gần đây)
- Bỏ vào phong bì trả bưu phí sẵn có (không cần mua tem) và gửi đi
🏢 Cách 3: Đến Trực Tiếp Kuyakusho (役所/区役所)
Mang theo:
- Thẻ lưu trú (在留カード – Zairyu Card)
- Hộ chiếu (Passport)
- Ảnh chân dung 4cm x 3cm (nền trắng, gần nhất)
- Tờ thông báo My Number (nếu có)
Nhân viên sẽ hỗ trợ bạn điền tờ đăng ký tại chỗ. Phù hợp cho những ai không quen thao tác online hoặc cần được giải thích trực tiếp.
5. Thời Gian Chờ và Cách Nhận Thẻ
⏳ Thời gian chờ
Sau khi nộp đơn đăng ký, thời gian để thẻ được sản xuất và sẵn sàng để nhận thường là 1 đến 2 tháng. Trong giai đoạn cao điểm (đầu năm, sau thông báo tích hợp bảo hiểm y tế), thời gian chờ có thể lên đến 3 tháng. Bạn không cần làm gì trong thời gian chờ; Kuyakusho sẽ gửi thông báo đến địa chỉ nhà khi thẻ đã sẵn sàng.
🏛️ Nhận thẻ tại Kuyakusho
Khi nhận được thông báo, bạn phải đến Kuyakusho trực tiếp để nhận thẻ – không thể ủy quyền người khác nhận thay (trừ trường hợp đặc biệt). Mang theo:
- Thư thông báo đến nhận thẻ (交付通知書) gửi qua bưu điện
- Notification Card (nếu bạn còn giữ)
- Hộ chiếu (Passport)
- Thẻ lưu trú (Zairyu Card)
Tại quầy, bạn sẽ được yêu cầu đặt mã PIN (số bí mật) cho thẻ:
- Mã PIN số (4 chữ số): Dùng để xác nhận danh tính tại máy ATM, kiosk hành chính
- Mã PIN chữ và số (6–16 ký tự): Dùng cho chữ ký điện tử khi nộp hồ sơ online
6. Gia Hạn My Number Card
My Number Card có hai chu kỳ gia hạn khác nhau cần chú ý:
| Loại gia hạn | Chu kỳ | Chi phí | Cách thực hiện |
|---|---|---|---|
| Chứng chỉ điện tử (電子証明書) | 5 năm một lần | Miễn phí | Đến Kuyakusho hoặc máy kiosk tại một số địa điểm |
| Thẻ vật lý (カード本体) | 10 năm một lần (người dưới 18 tuổi: 5 năm) | Miễn phí (lần đầu) | Đến Kuyakusho để làm thẻ mới |
Kuyakusho sẽ gửi thư nhắc gia hạn về địa chỉ nhà trước 3 tháng khi đến hạn. Nếu bạn thay đổi địa chỉ mà không cập nhật, bạn có thể bỏ lỡ thư này – vì vậy hãy luôn cập nhật đăng ký cư trú kịp thời.
7. My Number Card Dùng Để Làm Gì?
Khi đã có My Number Card, bạn có thể sử dụng cho các mục đích sau:
Giấy tờ tùy thân
Dùng thay thế hộ chiếu tại nhiều địa điểm: ngân hàng, bưu điện, cơ quan hành chính.
Thẻ bảo hiểm y tế
Thay thế thẻ bảo hiểm y tế tại bệnh viện, phòng khám và nhà thuốc có đầu đọc.
Hành chính điện tử
Đăng nhập Myna Portal, nộp hồ sơ khai thuế, thay đổi địa chỉ online.
In giấy tờ hành chính
Tự in Juminhyo (住民票), giấy đăng ký cư trú tại máy kiosk 24/7 trong siêu thị.
Nhận thuốc theo đơn
Tra cứu lịch sử dùng thuốc điện tử, tránh tương tác thuốc nguy hiểm.
Chữ ký số điện tử
Ký điện tử khi nộp hồ sơ trực tuyến với chứng chỉ điện tử tích hợp trong thẻ.
8. Những Lưu Ý Quan Trọng Về My Number
- Không cho người khác mượn thẻ dù là bạn thân hay người thân
- Không chụp ảnh gửi qua mạng – số My Number là thông tin bảo mật cá nhân
- Không để lộ số My Number lên mạng xã hội hay tin nhắn không mã hóa
- Không đưa cho công ty/tổ chức không có quyền thu thập – theo luật, chỉ cơ quan thuế, bảo hiểm, và các đơn vị được pháp luật quy định mới được yêu cầu số My Number
Vi phạm quy định về bảo mật My Number có thể bị xử phạt theo Luật Số định danh cá nhân Nhật Bản. Nếu phát hiện số My Number bị lộ hoặc thẻ bị mất, hãy liên hệ ngay Kuyakusho và đường dây hỗ trợ My Number: 0120-95-0178 (miễn phí, tiếng Nhật, 9:30~20:00 các ngày thường).
📋 Khi rời Nhật Bản
Khi làm thủ tục xuất cảnh vĩnh viễn (転出届 – Tenshutsu Todoke) tại Kuyakusho, My Number Card của bạn sẽ vô hiệu hóa. Nếu bạn quay lại Nhật sau này, số My Number cũ vẫn được tái kích hoạt khi đăng ký cư trú lại – bạn không cần đăng ký số mới.
Xem thêm thông tin chính thức tại: kojinbango.go.jp và soumu.go.jp/kojinbango.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có bắt buộc phải có My Number không?
Người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản từ 3 tháng trở lên đều được cấp số My Number tự động (mã số định danh 12 chữ số). Tuy nhiên, việc làm My Number Card (thẻ nhựa vật lý) là không bắt buộc về mặt pháp lý. Nhưng trên thực tế, không có thẻ này bạn sẽ gặp khó khăn khi mở tài khoản ngân hàng, khai thuế hoặc dùng dịch vụ hành chính điện tử – vì vậy nên làm thẻ ngay khi có thể.
Đăng ký My Number Card mất bao lâu?
Sau khi nộp đơn (online, bưu điện hoặc trực tiếp tại Kuyakusho), bạn cần chờ từ 1 đến 2 tháng để thẻ được sản xuất và sẵn sàng. Trong giai đoạn cao điểm, thời gian có thể lên đến 3 tháng. Kuyakusho sẽ gửi thư thông báo về nhà khi thẻ đã sẵn sàng để bạn đến nhận.
Mất My Number Card phải làm gì?
Nếu mất My Number Card, hãy ngay lập tức gọi đường dây hỗ trợ 0120-95-0178 để yêu cầu khóa thẻ tạm thời (24/7). Sau đó đến Kuyakusho để làm thủ tục báo mất và đăng ký làm thẻ mới. Lần làm lại do mất thẻ sẽ mất phí khoảng 1.000 yên. Số My Number của bạn không thay đổi.